Kasulikke näpunäiteid

Kuidas väljendada ärikirjas üritusel osalemisest keeldumist

Pin
Send
Share
Send
Send


Kas teid on kunagi kutsutud õhtusöögile, kuhu te absoluutselt ei tahtnud minna? Kas on kunagi juhtunud, et sõber kutsus teid mingile üritusele, mida oleksite muul juhul kindlasti ignoreerinud? Kui teil on selliseid olukordi olnud, siis teate ise, kui keeruline on ettepanekust keelduda. Muidugi on kutse vastuvõtmine hea viis suhete edasiseks arendamiseks (oma mugavustsoonist väljumise hinnaga), kuid mõnikord muutub keeldumine ainsaks tõeliseks lahenduseks neile, kes on liiga hõivatud või ei taha isiklikel põhjustel minna.

Raskused tagasilükkamiskirjade kirjutamisel

Lihtsaim viis viisakas keeldumise sõnastamiseks on see, kui te pole huvitatud adressaadiga ärisuhete hoidmisest. Sel juhul piisab, kui kinni pidada äritoonist ja tugineda tagasilükkamiskirjade kirjutamise põhireeglitele. Kui pidid masspostitusega "vastama", siis lihtsustatakse seda ülesannet veelgi: tõenäoliselt ei loeta teie vastuskirja isegi läbi.

Kuid mõnel juhul muutub ärikirja kirjutamine hoolikaks sõnavalikuks, mis võimaldab ärisõnavara raames maksimaalset kahetsust väljendada. Nende hulka kuuluvad järgmised olukorrad:

  • Olete kirjavahetuses võimaliku partneriga, kuid peate objektiivsel põhjusel keelduma. Peate väljendama keeldumist, kandes samal ajal huvi koostöö varase alustamise vastu. Kuna väljastpoolt võivad need sõnumid tunduda üksteist välistavad, on õige sõnastuse valimine keeruline.
  • Saate kirjavahetust tavapartneriga ega soovi jätta ebasoodsat muljet. Plaanite koostööd jätkata, kuid teate, et teie osalemine üritusel oleks partneri jaoks oluline. Selle mõistmise edastamiseks peate sõnastama keeldumise, osutades seeläbi huvile partneri äriedu vastu. Samal ajal peaksid teie põhjused kõlama piisavalt veenvalt.
  • Te vastate „elava” adressaadiga ja teate, et teie kiri loetakse hoolikalt läbi. Teil pole osalemisest keeldumiseks objektiivseid põhjuseid, kuid nõustumiseks pole ka põhjust. Samal ajal soovite säilitada oma korrespondendi asukoha.
  • Saate kirjavahetuse oma äri niši mõjuka mängija või populaarse väljaande esindajaga. Olete sunnitud keelduma, kuid ei taha oma mainet rikkuda.

Kõik need olukorrad võivad teie edu jaoks olla ohtlikud. Kuid kenasti kirjutatud ärikiri üritusel osalemisest keeldumise kohta aitab teie seisukohta ausalt hoiatada, praegust olukorda süvendamata. Te ei pruugi oma suhteid partneriga tugevdada sel viisil - kuid te ei riku neid. Ebaõnnestumised on ärimaailmas tavapärane praktika. Mida varem õpid neid õigesti esitama, seda parem.

Kuidas väljastada keeldumiskiri?

Ükskõik millise ametliku keeldumisega ärikirja üksikasjad vastavad ettevõtte ärikirja tavapärastele üksikasjadele. Kui saadate kirja posti või faksi teel, järgige kindlasti järgmisi reegleid:

  • Kirjutage vastus ainult organisatsiooni kirjaplangile.
  • Veenduge, et keeldumist kinnitaks kas tegevjuht või vastava volitusega isik.
  • Registreeri keeldumine kindlasti nii, et sellel oleks ametlik jõud.

Kui saadate vastutusest loobumise e-postiga, on päisel suur tähtsus. See võimaldab teil kirjast esmamulje jätta ja seab mitmes mõttes lugemise meeleolu. Kui olete kindel, et teie vastust loetakse, ja kavandage edasisi ärisuhteid adressaadiga, proovige vältida negatiivset sõnastust pealkirjas. Tõenäoliselt pole teie korrespondendil soovi avada kiri, mille pealkiri on vorm "Keeldumine üritusel osaleda", seega on parem kasutada neutraalsemat võimalust. Näiteks: “Ürituse kohta”, “Seminaril osalemise kohta” jne.

Kohustustest loobumise sisu

Üritusel osalemisest keeldumise viisakaks väljendamiseks ärikirjas on vaja järgida kõiki ärietiketi reegleid. Alustage kindlasti ühenduse võtmist, keskendudes samal ajal kutses täpsustatud andmetele. Kui teate korrespondendi nime ja isanime, siis võite kasutada vormi tervitust:

Kallis Nikolai Nikolajevitš!

Samuti juhtub, et teada on ainult saatja perekonnanimi ja initsiaalid. Sel juhul tasub piirduda Venemaal vaid perekonnanime ja tegevuskoha aadressiga (hr, proua):

Lugupeetud härra Nikolaev!

Initsiaale ei tohiks kasutada: see ei tundu mitte ainult lohakas, vaid ka ebaviisakas. Kui sõnum saadeti ettevõtte nimel ja adressaadist ei tea midagi, siis kasutatakse universaalset “üldist” aadressi “Lugupeetud härrad!”. Sellest piisab austuse väljendamiseks muude andmete puudumisel.

Isegi kui vastate e-kirjale, teatage saatjale täpsest tellimuse saatmise aadressist. Neid andmeid saate täita kahel viisil: tehke kas eraldi lingis taotlus kirja numbri ja kuupäeva all (tavaliselt on sellised üksikasjad üldistes ametlikes vormides) või esitage need andmed apellatsiooni alguses. Kui olete valinud teise meetodi, peaks täht algama järgmistest ridadest:

Vastuseks teie 02.01.2017 kirjale nr 341 teatame, et ...

Soovitatav on keeldumisest mitte teatada „pea peale“, eriti kui sisestasite üksikasjad kirja üksikasjad. Esimestel ridadel peab olema positiivne sisu. Võite avaldada tänu saadetud kutse eest ja märkida ära ainulaadsed võimalused, mille adressaat teile pakkus. Võite ka kirja viisaka kahetsusega alustada, et kutse, vaatamata sellele, et seda taheti, tuleb objektiivsetel põhjustel tagasi lükata. Ülesande hõlbustamiseks võite koostada loetelu universaalsetest fraasidest, mida saab tulevikus olukorraga kohandada:

Täname teid äärmiselt huvitava pakkumise eest, kuid kahjuks ...

Me hindame teie kutset väga ja ootame edasist koostööd ...

Täname võimaluse eest osaleda ...

Kahjuks pole meil võimalust üritusel osaleda seoses ...

Partnerluse vastu huvi märkimine on kohustuslik. Isegi kui te ei plaani korrespondentidega ärisuhteid luua, avaldage soovi ärisuhteid tugevdada. See on ärieetika põhireegel: kõik, kes teile kutse saatsid, on teie tähelepanu väärt. Ebaõnnestumine on igapäevane juhtum ja ei arvesta solvamisega. Kuid elementaarsete viisakusreeglite mittejärgimine võib teie mainet märkimisväärselt kahjustada, eriti kui vastate sel viisil kõigile ärikorrespondentidele.

Näita üles huvi igal sammul. Kui kutsele lisati täiendavaid faile, pange tähele, et olete neid lugenud:

Oleme teie esitatud ettepanekut üksikasjalikult uurinud ...

Uurisime esitatud dokumente hoolikalt ...

Alles pärast kõigi positiivsete sõnumite avaldamist, sealhulgas tänu ilmutatud huvi eest, saame keeldumise põhjuse juurde jõuda. See tuleb ära näidata veatult: see näitab teie huvi juhuks, kui keeldute, ja võimaldab teil korrespondendi vastu taas austust näidata.

Pärast kõigi formaalsuste täitmist peate lõpetama järgmise positiivse sõnumi. Mainige, et ootate edasist koostööd (uued sündmused, võimalused jms). Nii et “magustate” taaskord läbikukkumiste pilli ja edastate soovi ärisuhteid säilitada.

Pin
Send
Share
Send
Send